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Para ser productivos no es necesario vivir estresados, al contrario, a menor estrés mayor productividad. La clave está en mantener el foco, en concentrarse.

Una de las demandas que últimamente escuchamos más es: “no sé cómo mantener el foco, ser productivo y no estresarme”. La verdad es que el trajín de la vida, el día a día y el ir acumulando y sumando tareas, nos hace parecer super personas. En realidad, eso no existe y nos acabamos dando cuenta de que necesitamos ayuda de técnicas que nos permitan precisamente eso, poner foco para hacer lo que realmente necesitamos. Es algo esencial en las organizaciones, y desde los departamentos de Recursos Humanos tratamos de que haya un buen equilibrio y podamos todos ser altamente productivos y, a la vez, conservar nuestra salud y bienestar.

Poner el foco en lo importante

Cuando hablamos de productividad, debemos aclarar que no es correr para hacer 1000 cosas en menos tiempo. Ser productivo es estar centrado en lo que haces para obtener el resultado efectivo y sin distracciones. Cuando hacemos algo que nos tiene centrados, que estamos haciendo de forma continuada, y nos encanta, somos productivos, evitamos el estrés y, por eso mismo, entramos en un círculo virtuoso de mejora.

Este estado es el que nos permite ser altamente productivos y eso lo conseguimos porque hemos puesto el foco en lo que reamente importaba en ese instante. Concentrarse en lo que hacemos, es la clave. Pero en nuestro día a día ahí está la dificultad, porque tenemos a nuestro alrededor cientos de distracciones que nos ponen a prueba. De hecho, para ser productivos, y ante tanta lista de cosas delante, lo importante es escoger qué vamos a hacer y priorizar con el tiempo cómo hacerlo.

Muchas veces, ahí tenemos uno de los problemas. El hecho de no saber priorizar nos puede marear y hacer dar tumbos para al final, no acabar nada. Dicen que tu energía es directamente proporcional al foco que le pongas, así que ya ves lo importante que es. Y para que tu mente pueda centrarse y mantener el foco, hay que ayudarle y generar el mejor entorno.

Esto te ayudará al final a tomar mejores decisiones porque tomas el control. El resultado de la productividad con el foco en lo que importa es, que al final acabas realmente haciendo más cosas. También eso puede ayudarte a resolver tareas complejas, porque te centras y tu mente está enfocada en la resolución.

Técnicas para mantener el foco, ser productivos y prevenir el estrés

Tomar decisiones – Ser consciente

Como ya has visto, ser productivo se trata de centrarse en algo, y para eso hay que tomar la decisión de hacer algo y dejar de hacer otras cosas. Quizás te cueste saber qué has de escoger. Aquí lo que puedes hacer es empezar por ser consciente de escoger tareas que te son sencillas. Pero ya el simple hecho de escogerlas y hacerlo de forma consciente hace que te vayas entrenando para otras más complejas. Ponte plazos para ir viendo tu avance y recompénsate por esos pequeños pero valiosos plazos. Priorizar esa tarea u otra, te permite a la larga, tener más tiempo.

Una cosa tras otra

Lo del multitasking fue una trampa. Nos hicieron creer que cuantas más cosas a la vez, mejor. Error. Se ha demostrado que esto no solo no ayuda a ser más productivos, sino que nos hace sentir más estresados. La clave para mantener el foco es hacer una cosa y después otra. Para esto, puedes hacer ciclos cortos de trabajo en los que haya tareas concretas en cada uno de ellos. Céntrate en una y cuando la acabes, empieza la siguiente.

Planifica

Para poder centrarte en algo y dejar de lado el resto de las tareas en ese momento, debes haber hecho una buena planificación. Dedica cada semana una media hora a planificar, haz un listado de todas aquellas tareas que debes hacer a lo largo de la semana. Marca las urgentes y las importantes, numéralas por orden para tener un listado de prioridades. Y eso desplázalo por días a tu agenda. Establece los tiempos que vas a poder dedicar a cada una e integra descansos.

Divide y vencerás

Con cada tarea, haz una división de subtareas que te ayudarán a ver el tiempo que te puede llevar realmente. Ahí podrás tener una visión global de lo que vas a necesitar para poder cumplir con tu objetivo. Reparte todos esos trozos de tareas en tiempos de 25 minutos y desconecta durante 5 más antes de volver a retomar. Al final te habrás zampado el elefante sin haberte dado cuenta.

Urgente no es importante

Al hacer la planificación hemos comentado que hay dos tipos de tareas que se han de hacer sí o sí. Son las urgentes y las importantes. No debes confundirlas, porque ambas tienen que llevarse a cabo, pero es importante identificar los plazos y cuándo ponerte con ellas. Lo urgente es aquello que se quema en el horno, con lo que requiere una atención probablemente más inminente. Debes incluir este tipo de alertas en tu calendario para que no se quemen y no te generen estrés añadido.

Lo importante es aquello que, a pesar de no estar ardiendo, requiere atención porque es algo que no puedes olvidar. En este caso, debes prestarle el tiempo necesario a la hora de planificarlo, para tener en cuenta de qué se trata y cuándo vas a ponerte con ello.

Notas siempre a mano

Para mantener el foco ten a mano siempre esa libreta, el calendario, o cualquier aplicación que utilices para anotar aquello que te va surgiendo. Hay momentos que no estás trabajando pero que te acuerdas de cosas que has de hacer. Es mucho más práctico que tengas algo de fácil acceso. Si tienes ese recurso cerca, siempre tendrás todos tus pensamientos y tus anotaciones a mano. Eso le permite a tu cerebro estar enfocado en lo que es necesario y no le haces trabajar en exceso.

Desconecta de verdad

Como has visto es importante desconectar. Se dice que la felicidad es tan valorada porque existe la tristeza. Pues esto es lo mismo, si somos productivos es porque hacemos desconexiones que nos permiten coger fuerzas y energías de nuevo, lo cual además nos ayudará a soltar estrés y, si hacemos alguna actividad física leve (estiramientos, relajación muscular, etc.) también a prevenir otros daños.

Programa descansos en medio de las tareas, que te ayuden a hacer algo que te renueve. Puedes hacer mindfulness, leer algo que te guste, ver algún vídeo o simplemente beber algo y estirar las piernas. La idea es hacer algo que te distraiga, que te saque mentalmente de lo que estabas haciendo hasta entonces.

Entorno habitual

Cuando trabajes, procura hacerlo siempre en el mismo espacio. De esa manera tu cerebro entiende qué vienes a hacer y te predispone. El establecer un entorno que sea solo para trabajar genera el hábito y eso favorece mantener el foco para que puedas ser productivo. Si cada día vas cambiando de lugar, te va a costar más tiempo habituarte y por tanto, empezar a ser tan productivo, como lo serías en tu entorno habitual. Esto es importante para los que teletrabajan.

Conoce tus ritmos

Vas a recibir muchos consejos sobre lo que funciona y lo que no, sobre lo que es mejor y lo que no. Al final, el mejor consejo es, prueba y quédate con aquello que a ti te funciona. Hay personas que trabajan mejor haciendo aquello “cómete el sapo”. Esta es la técnica del “haz lo gordo primero y así te olvidas”. Pero no a todo el mundo le funciona, porque hay quien, empezar con lo más duro, se le acaba haciendo bola y no avanza. Hay quien hace descansos cada 20 minutos, y hay quien prefiere hacer sprints de 45 minutos. Solo tú sabes cuándo empiezas a ser productivo. Debes escucharte para ver qué encaja mejor contigo.